บทที่ 9 ระบบสารสนเทศทางการบัญชี
การบัญชี
จากคำจำกัดความข้างต้น สามารถแบ่งประเภทของผู้ใช้สารสนเทศทางการบัญชีได้ 2ประเภท คือ
ประเภทที่ 1 ผู้ใช้ภายในธุรกิจ ประกอบด้วยผู้ปฏิบัติงานในฝ่ายงานต่าง ๆ
ประเภทที่ 2 ผู้ใช้ภายนอกของธุรกิจ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ
1. ความหมาย
จากแถลงการณ์แนวคิดทางการบัญชีข้อที่ 2 ของเอฟเอเอสบี (FASB, อ้างถึงใน พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม, ที่ระบุไว้ว่า การบัญชี คือ ระบบสารสนเทศระบบหนึ่ง ซึ่งมีหน้าที่เก็บรวบรวม บันทึกและจัดเก็บรายการค้า และเหตุการณ์ทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นหลักฐานของสิ่งที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งมีการนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร โดยกระบวนการทั่วไปของการจัดทำบัญชีมี 4 ขั้นตอน คือ
ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 การจำแนก
ขั้นตอนที่ 3 การสรุปผล
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และแปลความหมาย
2. การจำแนกประเภท
2.1 การบัญชีการเงิน คือ การจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฏจักรทางการเงิน โดยมีการสร้างระบบประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของธุรกิจ เริ่มตั้งแต่ การจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้น ซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทางการค้า หลังจากนั้นทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการ เมื่อสิ้นงวดเวลาบัญชี ก็จะดำเนินการปรับปรุงรายการบัญชีบางประเภท หลังจากนั้นจัดทำงบกำไรขาดทุน พร้อมทั้งดำเนินการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีทุนหรือส่วนของเจ้าของและทำการปรับงบทดลองหลังปิดบัญชี
2.2 การบัญชีบริหาร คือ การนำข้อมูลบัญชีการเงินมาจัดทำการจัดรูปแบบและประมวลผล เพื่อให้ได้รายงานตามความต้องการของผู้ใช้ โดยส่วนใหญ่ มักอยู่ในรูปแบบรายงานผลการดำเนินงาน ซึ่งใช้วัดประสิทธิภาพการทำงานของแผนกงานต่าง ๆ
3. หลักการบัญชี
3.1 หลักการดำรงอยู่ของกิจการ วัตถุประสงค์ของการก่อตั้งกิจการ คือ การแสวงหากำไรจากการลงทุนภายในช่วงเวลาหนึ่ง นอกจากนี้ ในทางบัญชีอาจมีการตัดจ่ายการใช้สินทรัพย์ถาวรให้หมดไปจนสิ้นสุดอายุการใช้งาน
3.2 หลักความเป็นหน่วยงานของกิจการ ในการบันทึกบัญชีของธุรกิจ ควรแยกออกจากรายการบัญชีส่วนตัวของผู้เป็นเจ้าของธุรกิจ หากเจ้าของธุรกิจนำเงินสดมาลงทุนในกิจการจะต้องบันทึกบัญชีทุน หากเจ้าของธุรกิจเบิกเงินสดขากธุรกิจมาใช้จ่ายส่วนตัว จะต้องบันทึกบัญชีเบิกใช้ส่วนตัว
3.3 หลักงวดเวลาบัญชี สืบเนื่องจากธุรกิจมีการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ในการทำบัญชีจึงต้องแบ่งงวดเวลาการดำเนินงานของธุรกิจออกเป็นช่วง ๆ โดยมีระยะเวลาที่เท่ากันในแต่ละงวดเวลาบัญชี เพื่อให้การบันทึกบัญชีสามารถดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอ
3.4 หลักการจำแนกประเภทบัญชี
3.4.1 สินทรัพย์ หมายถึง ทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของธุรกิจและสามารถใช้ไปในอนาคต สินทรัพย์บางชนิดอาจเกิดจากการแลกเปลี่ยนทรัพยากร เช่น การนำเงินสดไปซื้อสินค้า เป็นต้น
3.4.2 หนี้สิน หมายถึง ภารพผูกพันในปัจจุบันที่ส่งผลมาจากการกู้ยืมเงินในอดีต ซึ่งมีสัญญาว่าจะมีการชำระหนี้หรือภาระผูกพันนั้นในอนาคต
3.4.3 ส่วนของเจ้าของ หมายถึง จำนวนเงินลงทุนในธุรกิจอีกนัยหนึ่ง คือ ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่มีการหักหนี้สินออกแล้ว
3.4.4 รายได้ หมายถึง ราคาสินค้าหรือบริการที่ขายได้ในระหว่างงวดเวลาบัญชี รวมถึงรายการกำไรที่แสดงให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ ซึ่งอาจเกิดจากกิจกรรมตามปกติของกิจการหรือไม่ก็ได้
3.4.5 ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนของทรัพยากรที่ใช้ไปในการดำเนินงานของธุรกิจระหว่างงวดเวลาบัญชีรวมถึงรายการขาดทุน ที่แสดงถึงการลดลงของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ
3.5 หลักการบัญชีคู่ คือ การบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงสองครั้ง หรือการอ้างอิงถึงตัวเลขทางการเงินของรายการค้าถึงสองครั้ง โดยครอบคลุมไปถึง การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันและสมุดแยกประเภท ต้องบันทึกตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นก่อน-หลังเสมอ
3.5.1 ด้านเดบิต คือ การแสดงรายการและจำนวนเงิน ณ ช่องด้านซ้ายมือของบัญชีที่ส่งผลให้ยอดเงินคงเหลือในบัญชีหมวดของสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
3.5.2 ด้านเครดิต คือ การแสดงรายการและจำนวนเงิน ณ ช่องด้านขวามือของบัญชีส่งผลให้ยอดเงินคงเหลือในบัญชีหมวดหนี้สิน ส่วนของเจ้าของและรายได้จะเพิ่มขึ้น
3.6 หลักการใช้หน่วยเงินตรา ใช้เป็นสื่อกลางในการและเปลี่ยนสินค้าหรือบริการและยังใช้เป็นหน่วยวัดราคาอีกด้วย ในประเทศไทยจะใช้หน่วยเงินตราเป็นบาทและสตางค์
3.7 หลักการใช้หลักฐานอันเที่ยงธรรม หลักฐานนี้ คือ เอกสารขั้นต้น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบกำกับสินค้าจากผู้ขาย เป็นต้น
3.8 หลักการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย
3.8.1 เกณฑ์เงินสด ซึ่งจะถือว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีการรับเงินสดเข้ากิจการหรือจ่ายเงินสดออกจากกิจการ
3.8.2 เกณฑ์คงค้าง ซึ่งจะถือว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีธุรกรรมเกิดขึ้นแม้ว่าจะไม่มีการรับจ่ายเป็นเงินสด
1. การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
2. การจ่ายชำระค่าไฟฟ้าของเดือนมีนาคม แต่จ่ายชำระจริงเดือนเมษายน
3.9 หลักการจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย โดยมีการนำรายได้ที่เกิดขึ้นของงวดเวลาบัญชีนั้นทั้งหมดหักด้วยค่าใช้จ่ายที่ก่อให้เกิดรายได้นั้น จึงจะได้ตัวเลขกำไรขาดทุนที่แท้จริง
3.10 หลักการด้อยค่าของสินทรัพย์ โดยปกติของสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานนานกว่า1 ปีนั้น ควรมีการคิดค่าสึกหรอหรือค่าเสื่อมสภาพจากการใช้สินทรัพย์ภายในงวดเวลาบัญชีนั้น
สารสนเทศทางการบัญชี
1. แนวคิด
สารสนเทศทางการบัญชี คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี เช่น งบการเงินและรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำเสนอต่อผู้ใช้งบการเงินและกรมสรรพากร และในส่วนการบัญชีบริหาร คือ รายงานการวิเคราะห์ต้นทุนต่าง ๆ รายงานงบประมาณ สารสนเทศที่ได้รับการประกันความถูกต้องเชื่อถือได้ จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้สารสนเทศ ดังนี้
1. ช่วยให้ธุรกิจทราบกำไรขาดทุนที่แท้จริงของกิจการ
2. ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ
3. ช่วยเป็นเครื่องมือสนับสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ
4. ช่วยเป็นเครื่องมือในการเสียภาษี
5. ช่วยในการวางแผนธุรกิจ
6. ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้เจริญก้าวหน้า
2. การจำแนกประเภท
2.1 เอกสารทางการบัญชี คือ หลักฐานซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้บันทึกรายการบัญชี
2.1.1 เอกสารขั้นต้น คือ เอกสารสำหรับใช้ประกอบการลงบัญชี และการบันทึกรายการเริ่มตั้งแต่การเกิดรายการค้า เพื่อแสดงให้เห็นถึงตัวเลขทางการเงิน
2.1.2 สมุดรายวัน หรือสมุดบัญชี คือ เอกสารที่นำมาใช้สำหรับการบันทึกบัญชีในระบบมือ
2.1.3 บัญชีแยกประเภท คือ เอกสารที่ได้จากการผ่านรายการบัญชีจากสมุดรายวันทั่วไป โดยมีการจำแนกข้อมูลตามหมวดหมู่บัญชีที่เกี่ยวข้อง
2.1.4 งบทดลอง คือ เอกสารที่แสดงยอดคงเหลือในบัญชีทุกบัญชีของบัญชีแยกประเภท
2.2 รายงานทางการเงิน คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน
2.2.1 งบการเงิน คือ รายงานที่แสดงผลการดำเนินงาน ฐานะทางการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการ ทั้งนี้ สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย ได้กำหนดส่วนประกอบที่สมบูรณ์ของงบการเงิน ดังนี้
1. งบดุล คือ งบที่ใช้แสดงฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
2. งบกำไรขาดทุน คือ งบที่แสดงผลการดำเนินงานของธุรกิจสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่งๆ ได้แก่ รายได้และค่าใช้จ่าย
3. งบกระแสเงินสด คือ งบที่แสดงการไหลเข้าและไหลออกของกระแสเงินสด
4. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ คือ งบที่แสดงการเปลี่ยนแปลงของรายการบัญชี อยู่ภายใต้หมวดส่วนของเจ้าของในระหว่างต้นงวดบัญชีและปลายงวดบัญชี
5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน มักประกอบด้วย เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน นโยบายการบัญชีที่ธุรกิจเลือกใช้ของแต่ละหัวข้อบัญชี และข้อมูลส่วนอื่น
2.2.2 รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม ธุรกิจต้องจัดทำรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม พร้อมทั้งนำส่งรายงานแก่กรมสรรพากร ภายในระยะเวลาที่กำหนด 3 รูปแบบ ดังนี้ รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ
2.3 รายงานทางการบริหาร คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำสารสนเทศที่ได้จากงการเงิน มาทำการวิเคราะห์ทางการเงิน เพื่อให้ได้สารสนเทศที่นำมาใช้ตัดสินใจทางการดำเนินงานและการบริหาร
2.3.1 รายงานด้านการบัญชีต้นทุน มักเกิดขึ้นในกิจการที่มีการดำเนินการผลิตสินค้า
2.3.2 รายงานด้านงบประมาณ มักอาศัยวิธีการพยากรณ์ทางการเงิน
2.3.3 รายงานวิเคราะห์งบการเงิน เป็นการออกรายงานทางการเงิน พร้อมกับการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินที่อยู่นความสนใจของผู้บริหาร
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม
1.1 วัฏจักรรายจ่าย คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดรายจ่ายของธุรกิจ
1. การสั่งซื้อและรับสินค้า
2. การควบคุมเจ้าหนี้และเงินสดจ่าย
3. การซื้อสินทรัพย์ถาวร
4. การจ่ายเงินเดือนพนักงาน
1.2 วัฏจักรรายได้ คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดรายรับเข้าธุรกิจ
1. การขายและจัดส่งสินค้า
2. การแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน
3. การควบคุมลูกหนี้และรับชำระหนี้
1.3 วัฏจักรการแปลงสภาพ คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดการรายการแปลงสภาพทรัพยากรวัตถุดิบ ค่าแรงและค่าใช้จ่ายโรงงาน ให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปตามคำสั่งผลิตของลูกค้า
1. การควบคุมวัตถุดิบและสินค้าคงเหลือ
2. การผลิต
3. การคำนวณต้นทุนการผลิต
1.4 วัฏจักรการบริหารจัดการ
1. การควบคุมเงินสด
2. การควบคุมสินทรัพย์
2. การเชื่อมโยงข้อมูลภายในธุรกิจ
จำเป็นต้องจัดเตรียมผังบัญชี ดังนี้
รหัสบัญชี 1000 หมวดบัญชี สินทรัพย์
2000 หนี้สิน
3000 ทุน หรือส่วนของเจ้าของ
4000 รายได้
5000 ค่าใช่จ่าย
ลำดับต่อมา คือ การจัดเตรียมแฟ้มสมุดรายวันทั่วไปและแฟ้มงบประมาณไว้รอรับธุรกรรม ที่ส่งมาจากระบบสารสนเทศอื่น เช่น ณ วันสิ้นเดือน ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศสามารถอธิบายได้ ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศทางการผลิต จะส่งธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการซื้อวัตถุดิบ และการผลิตสินค้า
2. ระบบสารสนเทศทางการตลาด จะส่งธุรกรรมการขายสินค้าเข้าสู่ระบบ
3. ระบบสารสนเทศทางการเงิน จะส่งธุรกรรมการรับและจ่ายเงินสด
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะส่งธุรกรรมด้านการจ่ายค่าใช่จ่ายต่าง ๆ
5. ผู้จัดการงานบัญชี จะส่งรายการปรับปรุงบัญชีและงบประมาณเข้าสู่ระบบ
6. ผู้ใช้รายงาน จะรับรายงานทางการเงินและการบริหารที่ออกจากระบบ
3. ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป
3.1 การบันทึกรายการปรับปรุง เป็นขั้นตอนการนำเข้ารายการปรับปรุงบัญชี ซึ่งอาจจะเป็นการปรับปรุงข้อผิดพลาดที่พบในการเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบสารสนเทศอื่น ๆ
3.2 การผ่านรายการบัญชี เป็นขั้นตอนของการโอนรายการบัญชีจากสมุดรายวันทั่วไปเข้าสู่แฟ้มบัญชีแยกประเภท
3.3 การปรับปรุงยอดคงเหลือ ภายในแฟ้มงบทดลองให้เป็นปัจจุบัน
3.4 การออกรานงานการผ่านบัญชี เช่น รายงานงบทดลอง และบัญชีแยกประเภท
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
4.1 การประมวลผลรายงาน เป็นขั้นตอนหลังจากผ่านบัญชีทุกบัญชีเรียบร้อยแล้ว โดยใช้รูปแบบมาตรฐานของรายงานทางการเงินที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า
4.2 การพิมพ์รายงาน เป็นขั้นตอนหลังจากการประมวลผลรายงานเรียบร้อยแล้ว โดยจัดพิมพ์รายงานงานการเงินตามรูปแบบมาตรฐาน
4.3 การปิดบัญชี เป็นขั้นตอนซึ่งทำหลังจากออกรายงานทางการเงินเรียบร้อยแล้ว ทำได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร
5.1 การจัดเตรียมรูปแบบรายงาน เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ อาจมีเครื่องมือจัดเตรียมรูปแบบรายงานเข้าช่วย
5.2 การประมวลผลรายงาน เป็นขั้นตอนหลังจากที่ออกรายงานทางการเงินเสร็จสิ้นแล้ว และนำข้อมูลจากงบทดลองหลังปิดบัญชีมาทำการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติม
5.3 การพิมพ์รายงาน เป็นการพิมพ์รายงานที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลภายใต้รูปแบบรายงานทางการบริหารที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า
เทคโนโลยีทางการบัญชี
1.โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ ถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบัญชี และจำเป็นต้องใช้กับระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม ดังนั้น จึงควรมีคุณสมบัติ ดังนี้
1. มีองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมครบถ้วน
2. มีโปรแกรมอรรถประโยชน์
3. ความสามารถของโปรแกรมในการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติงาน
4. มีความสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบลูกข่าย-แม่ข่าย
5. เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง
6. มีระบบการกำหนดรหัสผ่านหลายระดับ
7. มีการสร้างแฟ้มหลัก
8. มีระบบการรับเข้าข้อมูลและตรวจทางการรับเข้าข้อมูล
9. การป้อนข้อมูลทางหน้าจอ ควรรับเข้าได้มากกว่าหนึ่งรายการ
10. มีระบบป้องกันการผ่านบัญชีที่ผิดพลาด
11. มีความยืดหยุ่นของการปิดงวดบัญชี
12. มีโปรแกรมพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารหรือรายงาน
13. การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบ เพื่อสร้างความคล่องตัว
2. การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต
คณะกรรมการตลาดหลักทรัพย์แห่งปะเทศสหรัฐอเมริกา ได้พัฒนาฐานข้อมูลเอดการ์ขึ้น เพื่อใช้เก็บรวบรวมรายงานทางการเงินของบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของประเทศสหรัฐอเมริกา ในรูปแบบที่เป็นข้อความ แต่ไม่สามารถนำรายงานทางการเงินของแต่ละบริษัทมาเปรียบเทียบกันได้
3. โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การ
คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบลูกข่าย-แม่ข่าย โดยทำการเชื่อมโยงต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยมีการใช้ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลได้ทันที พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม
